Unibiblio

Catalogazione derivata SBN

Unibiblio è in grado di gestire pienamente il colloquio con l’Indice2 di SBN (certificato SBNMARC 05/05/2009), ai fini della ricerca, cattura e localizzazione. L’operatore potrà esportare le schede catalografiche presenti nell’indice SBN e importarle nel catalogo Unibiblio, determinando così importanti economie e aumento dei livelli di produttività del centro di catalogazione.

Catalogazione derivata da portali di distributori di libri

La biblioteca può importare in modo automatizzato le schede catalografiche e gli arricchimenti bibliografici (abstract, copertine e indici), messi a disposizione dalle librerie on-line mediante web-services. Un connettore già funzionante consente di scaricare le schede catalografiche dal fornitore on-line Leggere s.r.l. Il catalogatore deve solo validare le schede o eventualmente correggerle per applicare le regole proprie, ma realizzando comunque notevoli risparmi di tempo. Le schede vengono rese disponibili in tempo reale su Opac e gli arricchimenti bibliografici visualizzati nella scheda di dettaglio della notizia, perfettamente integrate nel layout e con le funzionalità del catalogo.

Lotti di Catalogazione

Unibiblio è in grado di supportare un Sistema in cui un Centro Servizi eroga il servizio di catalogazione centralizzata. In questo modo si svincolano piccole biblioteche dalla necessità di dotarsi di figure specializzate nella catalogazione. La gestione dei lotti di catalogazione rappresenta un importante supporto al servizio: ad ogni nuovo acquisto non presente in catalogo, l’operatore inserisce il libro in un lotto che va inviato al centro per la catalogazione utilizzando il servizio di trasporto interbibliotecario (minibus).

La gestione dei lotti di catalogazione è altamente configurabile e garantisce una ripartizione delle risorse del Centro Servizi in maniera equa, trasparente e regolamentata.
Il lotto può contenere un numero massimo di libri da catalogare ed ogni biblioteca può avere un massimo numero di lotti contemporaneamente attivi; entrambi i parametri sono configurabili per biblioteca. È possibile configurare il sistema per utilizzare personale che si occupi di fare la descrizione delle notizie (Descrittori), e personale in grado di effettuare la catalogazione semantica (Catalogatori), in maniera da ripartire il tempo tra personale con competenze (e costi) differenti. In figura seguente il dettaglio di un lotto con lo stato di avanzamento del flusso di lavoro su ogni singola notizia. Le azioni disponibili su ogni libro da catalogare sono contestuali allo stato di avanzamento nel flusso di lavoro. Evidenziato in rosso un libro il cui stato non è ancora completato. Cliccando su “Apri” si accede all’interfaccia di catalogazione.

Utilità per la biblioteca

Grazie al modulo di “Circolazione”, la biblioteca potrà monitorare lo stato dei propri documenti in maniera precisa, sicura e rapida. La gestione della categoria di documento e categoria di prestito determinano le regole generali di prestabilità del documento. In ogni momento e con semplici passaggi, assegnerà le regole di prestito ai documenti e agli utenti. Il bibliotecario potrà comunque cambiare la durata del prestito, anche solo temporaneamente, per le categorie o per il prestito in fase di registrazione.
Sofisticate funzioni (stop list), basandosi su ampie possibilità di applicare criteri di selezione, consentono di definire insiemi di notizie su cui poter applicare ulteriori regole temporanee di prestito, ad esempio per sospendere o semplicemente restringerne il prestito per una sezione o uno scaffale o un’intera biblioteca.Si pensi alle esigenze a seguito di eventi straordinari, come lavori di ristrutturazione, riorganizzazione interna, trasferimento, inventario o inizializzazione RFID: l’applicazione delle regole di esclusione si riflette anche sull’Opac, mantenendo coerente le politiche della biblioteca sia rispetto alle operazioni al banco che on-line.

Unibiblio supporta il modello “a tre livelli” tipico delle biblioteche tedesche. È possibile creare rapidamente “Esposizioni Temporanee” a tema, inserendovi un numero qualunque di documenti, anche centinaia, che per un dato periodo assumono: una nuova collocazione, anche al di fuori della biblioteca proprietaria, nuove caratteristiche di circolazione (prestabilità, durata), nuova visibilità su Opac, presenza su zone evidenziate del Portale Aree Espositive. Alla fine del periodo, i documenti con semplici operazioni gestionali, torneranno alle loro caratteristiche originarie di collocazione e prestito.

Un innovativo modulo “kit di prestito” consente di raggruppare diversi oggetti inventariati (tipicamente i cofanetti multimediali, i corsi di lingua, trilogie di film e così via) in un Kit, che, ai fini del prestito viene visto come un unico oggetto. In fase di prestito o rientro l’operatore dovrà gestire, completamente assistito dall’interfaccia utente, un gruppo ben definito di pezzi. Sono previste speciali funzioni di rientro con smarrimento. Il Kit di prestito ha adeguata visibilità sia in fase di gestione (backoffice) che su Opac.
Unibiblio produce automaticamente un vasto insieme di comunicazioni agli utenti come ad esempio disponibilità della copia prenotata o i solleciti di restituzione. A seconda delle preferenze, l’utente potrà scegliere se ricevere comunicazioni via e-mail, posta tradizionale, SMS, sintesi vocale, anche in più lingue, evitando l’onere di gestione agli operatori, con grande risparmio di tempo e di risorse economiche.

Unibiblio è stato progettato in ottica sistemica: le procedure di prestito interbibliotecario (PIB), sono nativamente supportate e non richiedono azioni diverse rispetto ad un normale prestito locale. Sono a prova di errore e garantiscono semplicità di gestione, che si traduce nella possibilità di affidare le procedure a personale meno qualificato (volontari, servizio civile), liberando i bibliotecari esperti per attività più qualificanti (catalogazione, reference).

L’emissione di un prestito PIB tipicamente comporta transiti tra le biblioteche: Unibiblio è in grado di calcolare i tempi di attesa previsti per la consegna del documento, in funzione delle eventuali prenotazioni in coda, delle tabelle degli orari del servizio di trasporto (minibus), degli orari di apertura di back office e front office delle biblioteche. I lettori sapranno in modo preciso, in che giorno e da che ora sarà disponibile documento prenotato nella biblioteca di ritiro; gli operatori avranno il massimo controllo sullo stato dei transiti. Ogni operazione di prenotazione sarà istantaneamente aggiornata nel data base e visibile sull’Opac in tempo reale. Il modulo di “Circolazione” supporta pienamente la tecnologia RFID, se abilitato, basta collegare un’antenna e si trasforma in una postazionestaff RFID. Supporta inoltre l’integrazione di macchine di autoprestito (self-check sia per il prestito che per il reso), coi varchi RFID e allarmistica. Moduli dedicati, perfettamente integrati con il modulo Anagrafica Utente e con il modulo di Inventariazione, consentono la stampa e la scrittura su chip RFID per la tessera utente o per i materiali documentari/mediateca.

Utilità per l’utente

L’utente attraverso l’Opac entrerà in un ambiente nuovo, intuitivo e coinvolgente. Tutti gli elementi grafici sono studiati per accompagnarlo verso una dimensione d’interazione con il catalogo e con la biblioteca, copertine, bibliografie, indici, integrazioni con social network, recensioni, arricchimenti di ogni genere come link, immagini e suoni.

Mediante apposite funzioni on-line potrà prenotare o rinnovare il prestito, controllare la propria situazione, annullare una prenotazione e modificare la modalità di ritiro. Una funzionalità avanzata consente di salvare i propri profili di ricerca. L’utente, se lo desidera, sarà costantemente aggiornato sulle novità corrispondenti ai profili salvati via sms o e-mail. È anche possibile salvare i risultati di una o più ricerche, consentendo all’utente o all’operatore di costruire bibliografie arricchite da copertine, immagini, recensioni. Le bibliografie potranno essere esportate nei formati standard.

L’esperienza utente è massima: direttamente sul sito selezionando le copertine si potrà postare commenti, votare e interagire nello stile tipico dei social network o proseguire la ricerca verso più ampie community di lettori, come Anobii, LibraryThing o Google Book.

Le informazioni, pronte, veloci e complete sul documento, a portata di click.

Utilità per la biblioteca

La navigazione nel catalogo avviene mediante diversi punti di accesso: per indici authority files, CDD, soggetti, maschere di ricerca per campi, filtri aggiuntivi, assicurando una visione completa di tutto il patrimonio, compresi i periodici. La visualizzazione dei dati è semplice ed intuitiva, ma completa laddove è necessario. Non mancano funzioni di esportazione dei dati nei formati più diffusi (UNIMARC, MARC) e di esportazione di stampe di schede catalografiche o risultati delle ricerche. La grande flessibilità del sistema, consente alla biblioteca di personalizzare il formato dei dati e le informazioni da mostrare in ogni visualizzazione, elenco o scheda di dettaglio.

La biblioteca potrà facilmente rispondere anche alle richieste dei piccoli utenti con il filtro ragazzi, oppure è possibile impostare un Opac dedicato con grafica amichevole indirizzata a questo target. L’Opac rappresenta al contempo la vetrina della biblioteca verso l’esterno e lo strumento per valorizzare al meglio il proprio patrimonio bibliografico. Un buon Opac, ricco, amichevole, intuitivo, funzionale e attento alle esigenze dell’utente è in grado di accrescere la sensibilità dei cittadini, di attirarne l’attenzione e in ultima analisi di invogliare ad usarne i servizi, a vantaggio della biblioteca stessa.

Utili funzioni di supporto dell’operatività interna si occupano di avvisare l’operatore ad ogni prenotazione on-line. Un’opportuna consolle, mostra un istant-message sull’avvenuta operazione, immediatamente lo stato del documento a catalogo cambierà risultando in prestito. La biblioteca avrà sempre sotto controllo il proprio patrimonio e garantirà agli utenti massima visibilità, trasparenza e certezza dell’esito delle operazioni.

.

Il bibliotecario potrà gestire l’anagrafica dei fornitori completa delle informazioni di base ed economiche come le modalità di pagamento, indirizzi, contatti, condizioni economiche e scontistiche. Le informazioni possono essere recuperate secondo vari filtri di ricerca.

La navigazione tra i dati, intuitiva e veloce, consente anche alla piccola biblioteca di rispondere alle esigenze amministrative della propria struttura, monitorando costantemente i processi e garantendo precisione e sicurezza.
La compilazione dell’ordine al fornitore potrà essere fatta anche senza data entry, interfacciandosi con le piattaforme elettroniche dei distributori e librerie on-line. Unibiblio è il primo Sw gestionale a possedere una funzione così avanzata che permetterà al bibliotecario di ridurre i tempi di gestione del back office.

È possibile condividere l’anagrafica dei fornitori tra le biblioteche del Sistema. Gli ordini possono anche essere gestiti in logica di acquisto centralizzata da parte del Centro Servizi, facendo proprie economie di scala e ottimizzandone i vantaggi. Il modulo gestirà comunque gli archivi, le condizioni, le modalità di pagamento e tutte le richieste d’acquisto delle singole biblioteche.
Ogni biblioteca potrà visionare monitorare lo stato dei propri acquisti, mentre nel caso di acquisizioni centralizzate il centro sistema potrà controllare tutti i lotti d’ordine. Unibiblio terrà lo storico di tutti i documenti arrivati e nel caso di evasioni parziali o in ritardo potrà inviare in automatico al fornitore il sollecito per i titoli mancanti. Il modulo consente al bibliotecario di gestire in modo semplice e organizzato anche le proposte di acquisto, inoltrate via web da parte degli utenti. Queste saranno prese in carico dall’operatore che potrà decidere di inserirle nel circuito dell’ordine al fornitore, dando un pronto feedback all’utente che potrà controllare lo stato della sua richiesta. Quando il libro arriverà in biblioteca e sarà disponibile al prestito, il sistema prenoterà il documento all’utente che ha formulato la proposta di acquisto ed automaticamente invierà una comunicazione di disponibilità: il lettore sarà avvisato via e-mail, sms, sintesi vocale.
Le richieste saranno subito evase migliorando la qualità dei rapporti tra biblioteca ed utenza.

Utilità per la biblioteca

Il bibliotecario dalla schermata di catalogazione di Unibiblio potrà inizializzare il Tag e attivare la stampante per riprodurre codice a barre sull’etichetta e programmare il chip RFID.
La stampa della tessera utente e la programmazione del suo chip sarà eseguita direttamente dal modulo Anagrafica Utenti: non ci saranno database duplicati.
Al front office l’operatore appoggiando i documenti potrà direttamente eseguire le operazioni di circolazione multiple e contemporanee (anche in modalità off line) velocizzando sensibilmente i tempi di servizio. La registrazione del prestito comporta il cambio di stato dell’antitaccheggio e la stampa della ricevuta utente.

Il modulo RFID è in grado di leggere contemporaneamente fino a 8 chip RFID (può essere presente una sola card utente).

Il modulo RFID incorpora nella postazione Staff e nel self-check il lettore di CRS (Carta Regionale dei Servizi) che può essere utilizzata in sostituzione della tessera utente.

Utilità per un sistema di biblioteche

Il Centro Sistema si gioverà del modulo RFID per gestire efficacemente la logistica del prestito interbibliotecario, attivando e disattivando lo stato di antitaccheggio e registrando l’ingresso/uscita di intere casse di documenti per volta.

Gli utenti potranno restituire i documenti in tutte le biblioteche del sistema, direttamente all’operatore oppure utilizzando sistemi come lo scaffale intelligente, l’auto restituzione o le stazioni esterne resi 24h.

Ogni operazione aggiornerà il data base dei prestiti e la situazione utente in tempo reale.

Il lettore potrà concludere un prestito (anche multiplo, fino a 8 pezzi contemporaneamente) semplicemente in 2 passi:

• Poggiare tessera e documenti sul tavolo
• Toccare il tasto verde prestito e confermare

La stazione consente di effettuare anche la restituzione con la stessa facilità del prestito. Sono disponibili scaffali intelligenti dei migliori produttori di tecnologia RFID che semplificano ulteriormente la restituzione rendendo i documenti restituiti immediatamente disponibili al prestito.